Tietosuojaseloste/ Privecy Statement

1. REKISTERINPITÄJÄ

Karelia-ammattikorkeakoulu Opiskelijakunta POKA
Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
Y-tunnus: 2049486-1

2. Tietojen käsittelijä

Hakosalo Oy
Pohjoisranta 11 C 28100 Pori
y-tunnus: 3007168-6

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA / Contact details

Nina Yletyinen
toiminnanjohtaja/executive Director
mobile +358 44 060 6472

4. REKISTERIN NIMI /Registry Title

Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKAn jäsenrekisteri
Member Registry of the Student Union of the Karelia University of Applied Sciences

5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS / Reasons for Data

Jäsenyyssuhteen hoitaminen perustuen ammattikorkeakoululain (932/2014) 41 § mukaisiin velvoitteisiin sekä tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1. kohdassa tarkoitettuihin yhteysvaatimuksiin.

The retention and use of the register is mainly based on the statutory requirements towards the members of student union in the Section 41 of the Universities of Applied Sciences Act (932/2014) and Section 4, Paragraph 1 of the Data Protection Act (1050/2018).access requirement: membership relations.

6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE / Reasons for Data Processing

Yhdistyslain (503/1989) 11§:ssä tarkoitettu jäsenluettelo.
Associations Act (503/1989) 11§ member listing.

7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ /What the registry includes

Etunimet / First name
Sukunimi / Surname
Henkilöturvatunnus / Social security number
Postiosoite / Postal address
Postinumero / Postal code
Postitoimipaikka / Post office
Kotikunta / Home municipality
Kotimaa / Home country
Puhelinnumero / Phone number
Koulun sähköpostiosoite / Karelia UAS Email address

Opiskelijatyyppi / Student type

Opiskelijanumero / Student number
Koulutusala / Degree Programme
Opintojen aloitusvuosi / Starting Year of the studies
Opintojen aloituslukukausi / Starting Semester of the Studies
Kampus / Campus

Suoritetut jäsenmaksut / Completed Membership Fees

Jäsenen tietoja saa käyttää markkinointiin (K) / Permission to use member's information for marketing purposes

Henkilökuva / Picture

Läsnäolotieto Karelia-ammattikorkeakoulussa / Information on presence/absence enrolments in Karelia UAS
Opiskelijakortin tilaus- ja käsittelyhistoria / Ordering and prosessing history of the student card
Jäsenen tietojen käsittelyhistoria / Prosessing history of members data

8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / Where the information comes

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään verkkolomakkeella. Opinto-oikeus tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintorekisteristä.
The information is provided by the members themselves via online form. Personal data is checked and updated from the study register of the University of Applied Sciences.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA HENKILÖTIETOJEN POISTAMINEN REKISTERISTÄ

Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa salasanalla ja palomuurilla suojatussa Googlen pilvipalvelussa sekä uutiskirjepalvelun palvelimella, joihin on käyttöoikeudet POKAn luottamushenkilöillä sekä työntekijöillä. Kaikkia käyttöoikeuksien haltijoita sitoo vaitiolovelvollisuus. Tiedot poistetaan, jos henkilöllä ei ole asiointia jäsenrekisterissä neljään vuoteen eikä henkilöllä ole maksettuja kausia.

The information is stored electronically in Google's cloud service, protected by a password and a firewall, as well as on the newsletter service's server. Access rights are granted to POKA's trusted officials and employees. All individuals with access rights are bound by a confidentiality obligation. The data will be deleted if there has been no activity in the membership register for four years and the person has no paid periods.

10. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET/ Transferring Data in general

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ja yhteistyökumppaneiden jäsenyyspalvelujen tarjoamiseksi esimerkiksi sähköisen opiskelijakortin käyttöönottoa varten ja opiskelijastatuksen varmentamiseksi.
Kolmansille osapuolille ja yhteistyökumppaneille voidaan luovuttaa seuraavat tiedot:

• nimi
• sähköposti
• syntymäaika
• oppilaitos
• opintojen kesto ja päätoimisuus
• opiskelijanumero
• valokuva
• koulutusala (mahdollinen)

Personal data may be disclosed to authorities within the limits allowed by law. Additionally, personal data may be disclosed to third parties and cooperation partners to provide membership services, such as the electronic student cards and verification of student status.

The following information may be disclosed to third parties and cooperation partners:

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle/Regular disclosure of information and transfer of data outside the EU or the European Economic Area

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

The data will not be given or transferred outside of EU or economic region of Europe.

11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / Security of the Data

Ainoastaan määrätyillä opiskelijakunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä opiskelijakunnan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä.

Rekisterissä on eri käyttäjätasoja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- ja selausoikeuden ainoastaan tehtävänsä kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.

Only designated Student Union employees and associates as well as companies (and employees of the companies) commissioned by the Student Union have the right to access the membership register.

There are different levels of access rights and each user is only able to access and view data that is necessary for their tasks. Each user has their own username and password that are required while logging in.

12. TARKASTUSOIKEUS / The Right to Check One´s Information

Jokaisella on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuun rekisteriin. Jokainen voi myös tarkistaa, ettei tässä rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Maksutta tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on toimitettava omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavoin varmennetulla asiakirjalla opiskelijakunnan toimiston osoitteella.
Tiedot voi tarkastaa myös henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistolla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.
Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.
Opiskelijakunta oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti opiskelijakunnan toimiston osoitteella tai henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistossa. Oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys tarkistetaan.
Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.
Every member has the right to know what personal data is recorded in the membership register referred in this registration description. Everyone is also able to check that there are no data concerning them in this register.
The data can be checked once in a year without a charge. A request for data check-up has to be signed and personally delivered or delivered in another secured manner to the address of the Student Union.
The data can also be checked by visiting the Student Union office in person. There will be an ID check-up before any data is given.
The right to check-up data can only be denied in a case of exception. If the right to check-up data is denied a written letter of denial will be given. The person in question has the right to contact Data Protection Ombudsman who will settle the case: The Office of Data Protection Ombudsman, PL 315, 00181 HELSINKI.
The Student Union corrects, supplies and deletes incorrect, unnecessary, defective and outdated data from the register. A request for a revised decision concerning data can be done by sending it to the Student Union’s address or by visiting the office in person. The ID of the person will be checked.
If the correction of data is denied a written letter of denial will be given. The person in question has the right to contact Data Protection Ombudsman who will settle the case: The Office of Data Protection Ombudsman, PL 315, 00181 HELSINKI.