Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKA
Tikkarinne 9, 80200 JOENSUU
Karjalankatu 3, 80200 JOENSUU
Finland
Y-tunnus: 2049486-1

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Nina Yletyinen
pääsihteeri
+358 44 060 6472

3. REKISTERIN NIMI

Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKAn jäsenrekisteri

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Jäsenyyssuhteen hoitaminen perustuen ammattikorkeakoululain (932/2014) 41 § mukaisiin velvoitteisiin sekä Henkilötietolain (523/1999) 8§ 5. kohdassa tarkoitettuihin yhteysvaatimuksiin.

5. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Yhdistyslain (503/1989) 11§:ssä tarkoitettu jäsenluettelo.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Etunimet
Sukunimi
Henkilöturvatunnus
Postiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Kotikunta
Kotimaa
Puhelinnumero
Koulun sähköpostiosoite
Opiskelijatyyppi
Opiskelijanumero
Koulutusala
Opintojen aloitusvuosi
Opintojen aloituslukukausi
Kampus
Suoritetut jäsenmaksut
Jäsenen tietoja saa käyttää markkinointiin (K)
Henkilökuva
Läsnäolotieto Karelia-ammattikorkeakoulussa
Opiskelijakortin tilaus- ja käsittelyhistoria
Jäsenen tietojen käsittelyhistoria

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään verkkolomakkeella. Opinto-oikeus tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintorekisteristä jäsenen antamalla suostumuksella.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa: Pivo Wallet Oy:lle sähköisen opiskelijakortin käyttöönottoa varten ja opiskelijastatuksen varmentamiseksi.

Ei-säännönmukaisia tietojen luovutuksia
Opiskelija voi antaa jäseneksi liittyessään suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietojen luovutus suoramarkkinointiin ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuuhenkilöiden toimesta. Vain suostumuksen antaneiden jäsenten tietoja luovutetaan. Yhteistyökumppanit eivät luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Ainoastaan määrätyillä opiskelijakunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä opiskelijakunnan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä.

Rekisterissä on eri käyttäjätasoja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- ja selausoikeuden ainoastaan tehtävänsä kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.

10. TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuun rekisteriin. Jokainen voi myös tarkistaa,
ettei tässä rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Maksutta tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on toimitettava omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavoin varmennetulla asiakirjalla opiskelijakunnan toimiston osoitteella.

Tiedot voi tarkastaa myös henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistolla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.

Opiskelijakunta oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti opiskelijakunnan toimiston osoitteella tai henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistossa. Oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys tarkistetaan.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.