Tietosuojaseloste/ Privecy Statement

1. REKISTERINPITÄJÄ


Karelia-ammattikorkeakoulu Opiskelijakunta POKA Tikkarinne 9, 80200 JoensuuY-tunnus: 2049486-1


2. Tietojen käsittelijä

Hakosalo Oy

Pohjoisranta 11 C

28100 Pori

y-tunnus: 3007168-6

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA / Contact details


Nina Yletyinen

toiminnanjohtaja/executive Director

mobile +358 44 060 6472


4. REKISTERIN NIMI /Registry Title


Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta POKAn jäsenrekisteriMember Registry of the Student Union of the Karelia University of Applied Sciences


5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS / Reasons for Data


Jäsenyyssuhteen hoitaminen perustuen ammattikorkeakoululain (932/2014) 41 § mukaisiin velvoitteisiin sekä tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1. kohdassa tarkoitettuihin yhteysvaatimuksiin.


The retention and use of the register is mainly based on the statutory requirements towards the members of student union in the Section 41 of the Universities of Applied Sciences Act (932/2014) and Section 4, Paragraph 1 of the Data Protection Act (1050/2018).access requirement: membership relations.


6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE / Reasons for Data Processing


Yhdistyslain (503/1989) 11§:ssä tarkoitettu jäsenluettelo. Associations Act (503/1989) 11§ member listing.


7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ /What the registry includes

Etunimet / First nameSukunimi / SurnameHenkilöturvatunnus / Social security numberPostiosoite / Postal addressPostinumero / Postal codePostitoimipaikka / Post officeKotikunta / Home municipalityKotimaa / Home countryPuhelinnumero / Phone numberKoulun sähköpostiosoite / Karelia UAS Email addressOpiskelijatyyppi / Student type
Opiskelijanumero / Student numberKoulutusala / Degree ProgrammeOpintojen aloitusvuosi / Starting Year of the studiesOpintojen aloituslukukausi / Starting Semester of the StudiesKampus / Campus
Suoritetut jäsenmaksut / Completed Membership Fees
Jäsenen tietoja saa käyttää markkinointiin (K) / Permission to use member's information for marketing purposes
Henkilökuva / Picture
Läsnäolotieto Karelia-ammattikorkeakoulussa / Information on presence/absence enrolments in Karelia UASOpiskelijakortin tilaus- ja käsittelyhistoria / Ordering and prosessing history of the student cardJäsenen tietojen käsittelyhistoria / Prosessing history of members data


8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / Where the information comes


Tiedot saadaan jäseneltä itseltään verkkolomakkeella. Opinto-oikeus tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintorekisteristä.The information is provided by the members themselves via online form. Personal data is checked and updated from the study register of the University of Applied Sciences.


9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA HENKILÖTIETOJEN POISTAMINEN REKISTERISTÄ


Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa salasanalla ja palomuurilla suojatussa Googlen pilvipalvelussa sekä uutiskirjepalvelun palvelimella, joihin on käyttöoikeudet POKAn luottamushenkilöillä sekä työntekijöillä. Kaikkia käyttöoikeuksien haltijoita sitoo vaitiolovelvollisuus. Tiedot poistetaan, jos henkilöllä ei ole asiointia jäsenrekisterissä neljään vuoteen eikä henkilöllä ole maksettuja kausia.


10. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET/ Transferring Data in general


Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ja yhteistyökumppaneiden jäsenyyspalvelujen tarjoamiseksi esimerkiksi sähköisen opiskelijakortin käyttöönottoa varten ja opiskelijastatuksen varmentamiseksi.Kolmansille osapuolille ja yhteistyökumppaneille voidaan luovuttaa seuraavat tiedot:
• nimi• sähköposti

• syntymäaika

• oppilaitos

• opintojen kesto ja päätoimisuus

• opiskelijanumero

• valokuva

• koulutusala (mahdollinen)

Personal data may be disclosed to authorities within the limits allowed by law. Additionally, personal data may be disclosed to third parties and cooperation partners to provide membership services, such as the electronic student cards and verification of student status.
The following information may be disclosed to third parties and cooperation partners:


Field of study (if applicable)
Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle/Regular disclosure of information and transfer of data outside the EU or the European Economic Area
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
The data will not be given or transferred outside of EU or economic region of Europe.


11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / Security of the Data


Ainoastaan määrätyillä opiskelijakunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä opiskelijakunnan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä.
Rekisterissä on eri käyttäjätasoja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- ja selausoikeuden ainoastaan tehtävänsä kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.


Only designated Student Union employees and associates as well as companies (and employees of the companies) commissioned by the Student Union have the right to access the membership register.
There are different levels of access rights and each user is only able to access and view data that is necessary for their tasks. Each user has their own username and password that are required while logging in.


12. TARKASTUSOIKEUS / The Right to Check One´s Information


Jokaisella on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuun rekisteriin. Jokainen voi myös tarkistaa, ettei tässä rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.Maksutta tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on toimitettava omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavoin varmennetulla asiakirjalla opiskelijakunnan toimiston osoitteella.Tiedot voi tarkastaa myös henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistolla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.Opiskelijakunta oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.Oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti opiskelijakunnan toimiston osoitteella tai henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistossa. Oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys tarkistetaan.Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.

Every member has the right to know what personal data is recorded in the membership register referred in this registration description. Everyone is also able to check that there are no data concerning them in this register.The data can be checked once in a year without a charge. A request for data check-up has to be signed and personally delivered or delivered in another secured manner to the address of the Student Union.The data can also be checked by visiting the Student Union office in person. There will be an ID check-up before any data is given.The right to check-up data can only be denied in a case of exception. If the right to check-up data is denied a written letter of denial will be given. The person in question has the right to contact Data Protection Ombudsman who will settle the case: The Office of Data Protection Ombudsman, PL 315, 00181 HELSINKI.The Student Union corrects, supplies and deletes incorrect, unnecessary, defective and outdated data from the register. A request for a revised decision concerning data can be done by sending it to the Student Union’s address or by visiting the office in person. The ID of the person will be checked.If the correction of data is denied a written letter of denial will be given. The person in question has the right to contact Data Protection Ombudsman who will settle the case: The Office of Data Protection Ombudsman, PL 315, 00181 HELSINKI.